Artiklar

Vårda dina pengar – håll koll på avtalen!

Vårda dina pengar – håll koll på avtalen!

Om du handlar en liter färsk röd mjölk i affären nöjer du dig knappast med sju deciliter halvsur lättmjölk. Men, många som köper servicetjänster för flera miljoner om året har ofta mycket dålig kontroll på vad de egentligen får för pengarna i relation till bestämmelserna i avtalet. Det är tyvärr vanligt att betala 100 % och få ut 70 %. Företaget Tackla Avtal AB vill ändra på detta genom att bevaka att avtalen verkligen följs. Både våra skattepengar och företagens likviditet räcker längre om leverantörer och beställare har bättre koll.

”Rättvisa är en grundsten i den nordiska filosofin. Vår tanke är att man verkligen skall få det man betalar för, t ex när landsting och kommuner köper in tjänsteleveranser för våra gemensamma skattepengar”, förklarar Linda Holmberg och Thomas Johansson, som gemensamt grundat det unika konsultföretaget Tackla avtal AB.

Företaget har som affärsidé att komma in redan i upphandlingen för att ta del av underlagen för ett kommande avtal. Ett avtal skall vara enkelt och tydligt skrivet så att leverantören förstår innehållet i uppdraget och kan prissätta det korrekt, och att det under avtalstiden ska vara möjligt att följa upp leveransen från mätbara värden. Sedan följer Tackla Avtal upp att de olika delarna av leveransen faktiskt levereras, både till kvalitet och till omfång.

Linda och Thomas poängterar kraftfullt att det inte är OK att ett avtal som förhandlats fram omsorgsfullt sedan glöms bort i ett arkiv under kontraktstiden och att kunden slentrianmässigt betalar 100 % av fakturan även om leveransen innehåller klara brister.

”Genom att vi åtar oss att förvalta avtalet agerar vi alltid för kundens intresse, samlar fakta och jämför med det som står skrivet. Vi tar inte uppdrag enbart från beställare – en leverantör kan också ha stor nytta av våra tjänster för att utveckla och profilera sin kvalitet. Idealfallet är att Tackla Avtal ses som en oberoende tredjepartsgranskare, att vårt jobb innebär en kvalitetssäkring.”

Varje dag som leveransen av tjänster inte sker som den skall innebär en extra belastning för beställaren.

”Om leverantören missat något tvingas beställaren att lägga in oerhört mycket resurser. Varje landsting och kommun har en stor mängd avtal med många delbestämmelser för varje underavdelning. När problem uppstår är det ofta den lokala arbetsledaren som får ta smällen, fast det kanske är leverantörsföretaget som bör göra förändringar i sina processer för att en bättre leverans ska bli möjlig.”

Thomas inflikar att avsikten med att bevaka avtalet är att man inte skall hamna i ett läge där bråk och klagomål avlöser varandra, till exempel om att lokalerna är ostädade.

”Jag är mycket ute på sjukhus. Debatten i tidningar är bra, men den avspeglar inte det som är verkligt viktigt. Enstaka dammtussar i hörnen är mindre viktigt än att smittospridning förhindras, t ex från vårdavdelning till allmänna utrymmen via samma städredskap. Vi fäster fokus på de centrala frågorna, t ex hygienen.”

Utnyttja verktygen i avtalet!

Linda och Thomas påpekar att de flesta avtal innehåller kraftfulla verktyg för uppföljning, t ex viten.

”Beställaren har skrivit på ett avtal som innehåller olika leveransdata. Helst skall dessa vara mätbara, både för kvaliteten, till exempel i form av renhetsgrad, och frekvensen för tjänsterna. Ju mer man binder leveransen till objektiva faktorer och ju mer man dokumenterar det utförda arbetet, t ex i form av uppföljningskontroller, mätning av statistik och driftsmötesprotokoll, desto mindre blir risken för konflikter – man övergår från en personrelaterad till en kvalitetsrelaterad leverans. Om inte avtalet följs skall man inte tveka att hänvisa till vitesklausuler för leverans som inte utförts eller skett i tid. Också beställaren måste inse sitt ansvar; man kan inte kräva en ny Rolls Royce när man betalat för en begagnad Skoda Felicia.”

Thomas säger att man givetvis också kan gå den andra vägen.

”En positiv överleverans, t ex nöjdare kunder (mäts t ex via NKI-mätning), fler godkända mätresultat än vad som angivits som krav, skall kunna ge bonus till leverantören.”

Linda säger att Tackla Avtal tittar på vad marknaden har att erbjuda av elektroniska kvalitetssäkringssystem som kan stödja beställarna och leverantörerna gällande mätning av kvalitet i leveransen. Exempel är system som gör det möjligt att registrera att rätt personal är på rätt plats vid rätt tid.

”Men, det är inte elektroniken som är avgörande utan den gemensamma tilliten, att ingen försöker sko sig på den andra partens bekostnad. För 10-15 år sedan var controllerfunktionen vanlig, men den har sedan integrerats i den övriga administrationen. Våra yngsta och våra äldsta får leva med resultatet av en dåligt utförd leverans men de har inte en egen röst i saken. Principen är att de skall ha samma rätt till standard t ex på lokalvård, som de som är vana att bevaka sina ärenden.”

Thomas och Linda poängterar att lyckade leveranser i stort sett alltid bygger på samma fundament.

”Ordning och reda samt sunt förnuft leder långt. Att man ska få det man avtalat om och betalar för, annars ska man bara behöva betala för det man får. Finns det en bra struktur i avtalet som visar hur man gör rätt i stort och smått leder det sällan till problem med leveranserna; man får färre animerade diskussioner och krissamtal.”

Tackla Avtal har också en roll att spela när avtalstiden tar slut.

”Vi strävar till att medvetandegöra beställaren om att en överlappning mellan leverantörerna vid ett avslut ger en bra och mjuk start utan serviceglapp.”

En duo med lång erfarenhet

Thomas är den av de två som får ta äran för första halvan av bolagsnamnet. Som målfarlig anfallare i AIK under åttiotalet ville han gärna ha en sportslig anknytning i namnet på bolaget – ”Tackla”. Som fotbollsspelare lärde han sig också vad ett bra avtal betyder. Efter idrotten skaffade han sig erfarenhet av försäkringsbranschen, men valde att starta eget i form av ett av Sveriges första FM-företag 1991. Thomas hyrde ut vaktmästare och receptionister samt lokalvårdare. Därefter har Thomas under lång tid drivit eget städbolag, och upplevde många gånger när han satt och gjorde anbudsberäkningar att de var baserade på ett underlag som inte alltid var så bra. Thomas valde helt enkelt att istället börja ge stöd vid upphandlingar till beställare som behövde spetskompetens.

Linda har bakgrund som teknisk säljare och har lång erfarenhet av avtal med både svenska och utländska företag och kunder. Hon har också varit kvalitets- och miljöansvarig på ett av de bolag hon arbetat för, och specialkompetensen ligger inom logistik och processtyrning.

I samband med ett uppdrag för MTR, som driver Stockholms tunnelbana, fick Thomas och Linda arbeta i ett gemensamt projekt, och märkte då att deras kunskaper och vilja var något de ville bygga vidare på.

”På den vägen är det – vi kände rätt snabbt att det fanns en nisch inom förvaltningen av ingångna avtal och startade ett gemensamt bolag.”

Linda är den analytiska partnern i duon, Thomas den kommunikativa lagspelaren.

Den offentliga sektorn är intressant för Tackla Avtal. Både för att Thomas har lång erfarenhet av att sälja tjänster till den medan Linda i sin ungdom både jobbat som lokalvårdare på sjukhus och internposten på Landstingens Inköpscentral (LIC).

”Har man utfört en syssla själv finns det alltid en djupare insikt. Skälet till fokus på skattefinansierad verksamhet är att det är både mina och dina pengar det handlar om i slutänden”, säger Linda och Thomas.

Linda och Thomas räds inte konkurrens, tvärtom!

”Vi vill ha fler aktörer av vårt slag. Vi har världens bästa jobb och tror att vårt arbete bidrar till ett rättvisare samhälle och en bättre ekonomisk förvaltning. Vi är både missionärer och visionärer och vi tror att vi ligger absolut rätt i tid. Men, vårt uppdrag kräver att vi är envisare än en tonårsmorsa och att vi inte släpper greppet om avtalet.”

Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 2/2013)