Artiklar

MÅNADENS PROFIL Erik Ahrsjö, Sveriges Mr. FM – ”Det är få förunnat att få medverka i en ledande roll vid framväxten av en ny bransch”

MÅNADENS PROFIL
Erik Ahrsjö, Sveriges Mr. FM – ”Det är få förunnat att få medverka
i en ledande roll vid framväxten av en ny bransch”

Facility Management (FM) innebär administration och samordning av stödtjänster för företags och organisationers kärnverksamhet, allt från lokalrelaterade frågor som städning och teknisk drift till rena servicetjänster som catering och hantering av internpost eller kontorsmaterial. FM blev egen definierad bransch i Sverige under tidigt nittiotal och verksamheten berör numera cirka fyra miljoner personer varje dag. Erik Ahrsjö är ordförande för branschorganisationen IFMA Sverige och han har ett unikt perspektiv på utvecklingen av FM-branschen.

”Fotboll är ett av mina favoritintressen och som urstockholmare håller jag på Djurgården i vått och torrt. Men, FM är faktiskt något som ingen fotbollsarena skulle klara sig utan – det är svårt att driva ett lag utan materialförvaltare, någon som klipper gräset, bokar resor och boende etc. Därför brukar jag säga att jag jobbar jämt; både på fotbollsmatcherna och också när jag kopplar av med Bruce Springsteen på Friends Arena kollar jag hur stödtjänsterna är organiserade”, säger Erik Ahrsjö.

”När jag växte upp fanns det inget som hette Facility Management, men med facit i hand har jag alltid jobbat med FM. Efter gymnasiet gick jag en tvåårig utbildning till inköpsekonom och började sedan på STIM, musikbranschens rättighetsorganisation. Jag var den enda som inte var musikalisk så i stället arbetade jag som kontorsservicechef med fastigheter, hyresavtal och service. Vi sålde bland annat en fin fastighet vid Tegnérlunden 4 för att flytta verksamheten från tre adresser till ett hus som STIM förvärvade på Gärdet, mitt första projektledarjobb.”

Efter STIM blev det ett antal år på dagligvarugrossisten Dagab, numera Axfood.

”Återigen var jag den udda fågeln, är värdelös på matlagning men äter gärna god mat. Som tur är handlade mina uppgifter inte om läckra recept utan om internservice, fastigheter och indirekta inköp i ett team om ett tiotal personer.”

År 1991 hade Eriks idé om att starta eget mognat och han kastade sig ut i egenföretagarens vardag som konsult.

”Jag har alltid tyckt att det är roligt med projekt, att få jobba med helheter. Nuvarande SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, var min första kund. Man ville jämföra sig med andra organisationer beträffande servicenivåer, kostnader och annat innan vi ens hade hört ordet benchmarking. Utvecklingen gick snabbt, i mitten av nittiotalet anordnade jag som den första i Sverige seminarier för fyrtiotalet deltagare om benchmarking kring bemanning, servicenivåer och kostnadsbilder.”

Från outsourcing till aktivitetsbaserad arbetsplats

År 1993 började Erik som konsult för Teamwork, numera Manpower. Det var nu som primitiva FM-strukturer började växa fram i Sverige.

”Man hyrde ut telefonister, men kunderna ville gärna ha mer innehåll i tjänsterna, arbetsledning, utveckling och utbildning. Outsourcingen medförde fokus på kärnverksamheten, men det hela var inte så strukturerat – vi tog betalt för bemanning och ett styckpris för varje mottaget samtal.”

I början av nittiotalet hörde Erik för första gången begreppet Facility Management.

”En av startpunkterna för FM i Sverige var när IBM år 1992 outsourcade sin restaurang till Johnson Controls. Jag var involverad i projektet tillsammans med bl.a. Tore Gustavsson. Vi visste inte vad det var vi såg, men det handlade om någon tidig form av FM och outsourcingstrategi. Det är det fina med konsultverksamhet – man lär sig ständigt något nytt och får betalt för det!”

Erik anslöt sig för ett tiotal år sedan till branschorganisationen IFMA Sverige, som är en underavdelning till den internationella takorganisationen, International Facility Management Association med säte i Houston i Texas.

”Jag var inte aktiv då IFMA grundades i Sverige år 1994, men branschorganisationen drivs fortfarande enligt samma idéer som då, att vara ett nätverk för dem som jobbar i branschen och ge en möjlighet till utbyte av erfarenheter och idéer. I en ung bransch har man mycket att lära av varandra. Orsaken till att jag tog kontakt med IFMA var att vi var några som hade en idé om att dra igång ett seminarium och en utställning kring FM. Jag och Arne Höggren, en annan person som betytt mycket för utvecklingen av FM-branschen i Sverige, insåg att mitt företag kommit betydligt längre än IFMA. Resultatet blev FM-dagen som idag utvecklats till Nordens ledande branschträff, Nordic Workplace, med seminarier och föreläsningar med FM-experter, senast kring aktivitetsbaserade arbetsplatser, ABW.”

Från besparing till nytänkande

Erik konstaterar att det är bra att många insett betydelsen av en väl fungerande FM-verksamhet.

”Som konsult anser jag att den viktigaste tillgången inom FM är att man tänker nytt, identifierar behov och ser samband. Jag arbetar främst med större företag och organisationer, har haft förmånen att jobba med nära hälften av börsens A-lista. Man måste upp i en viss storlek för att ha nytta av samordning och koordination även om också små företag kan dra nytta av kunskap kring FM-frågor. Det är givande att jobba länge med samma kund, återkopplingen för arbetet är central för ett lyckat resultat. Det är lätt att ha idéer och skriva planer, svårare att återkoppla för att underlätta medarbetarnas verksamhet.”

I Eriks värld har FM nått botten på sin resa mot rena kostnadsbesparingar.

”Det är främst ny teknik eller andra organisatoriska förändringar som kan reducera kostnaderna genom att förenkla vardagen för medarbetarna. Fundera på vad ökad produktivitet tack vare smarta FM-lösningar kan innebära. Sparar man in 5 minuter per anställd blir det otroligt stora summor på ett år för ett företag med ett par hundra anställda! Det är lätt att dra ner servicenivån genom att minska städfrekvensen, men ökade sjukkostnader äter snabbt upp den kostnadsreduceringen. Hela 70-75 % av kostnaderna är personalrelaterade medan FM svarar för 20-25 %. Bra kaffe och bra mat ökar trivseln och prestationsförmågan. En god arbetsmiljö som minskar sjukfrånvaron är inte en kostnad utan en indirekt intäkt!!!”

Meningen ovan avspeglar Eriks filosofi – det är inte de stora succéerna som är avgörande utan de små dagliga framstegen.

”Att digitalisera en pärm låter sig göras enkelt, att digitalisera ett helt kontor är en mödosam och komplicerad process. Förståelse för kundens behov är viktigt för en FM-konsult. Jag ser väldigt långsiktigt på saker och ting; kunden skall tycka att min insats är värd att betala för på sikt.”

Erik har under se senaste åren blivit ett ansikte utåt för FM-branschen i Sverige, inte minst sedan han skrev den första boken om FM, Facility Management på svenska, som kom ut i fjol.

Den används som kursbok vid Sveriges första yrkeshögskoleutbildning för Facility Managers i Malmö, som Erik varit med om att initiera och där han också medverkat som lärare. I höst drar en ny utbildning i gång i Stockholm, vilket är viktigt för branschens utveckling.

”Många av oss inom FM är långvägare, som är trogna sina arbetsgivare och har förståelse för deras behov. Vi veteraner inser värdet av nytt blod i en färsk bransch som expanderar och konsolideras snabbt. Jag hoppas de nya krafterna kommer att tycka FM är lika roligt som jag gör, att inte bara utföra beställda jobb, utan att kunna ge kunden marknadens hela spektrum!”

Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 5/2013)