Artiklar

Värdefulla tips om kontorsutformning och flytt

Värdefulla tips om kontorsutformning och flytt

I vårt senaste nummer berättade vi om det unika samarbetet mellan NCC och Lediga Lokaler. Via bloggen Framtidens Kontor får våra läsare värdefulla synpunkter och idéer kring de mjuka värdena i våra arbetsmiljöer. Just nu handlar många av blogginläggen om hur man genomför en lyckad flytt och vilka mänskliga faktorer man bör beakta när man skisserar upp sitt nya kontor. Vi sammanfattar här några av de bästa tipsen. Ännu mer intressant finns att läsa på ledigalokaler.com och beyondconstruction.se

Planera en lyckad flytt – ta med personalen på resan!

Robert Hägg på NCC Property Development skriver om den ofta arbetsamma processen att byta kontor.

”Att byta kontor kan vara en bra lösning, men om det inte görs på rätt sätt kan det bli en slitsam situation, som rör upp många känslor och skapar stress bland medarbetarna. Inför en flytt finns därför mycket att tänka på. Först och främst bör kontorsbytet vara tydligt förankrat i ledningen. Tvivel och tveksamhet hos ledning och chefer skapar förvirring och negativa tankar bland medarbetarna.”

”Det är viktigt att veta exakt varför nya lokaler behövs. Gå noga genom vad företaget vill få ut av de nya lokalerna och hur de ska användas och därmed planeras. Kräver verksamheten enskilda rum eller är ett aktivitetsbaserat kontor rätt? En grundlig undersökning av hur det nuvarande kontoret används kan ge många ledtrådar.”

”Medarbetarna är till stor hjälp – vad fungerar på det gamla kontoret och vad är mindre bra? Studier visar att medarbetare som varit delaktiga i flytten både mår och presterar bättre på arbetet.”

Läget viktigt

”Att läget är rätt är också viktigt. WSP i Göteborg valde ett kontor i ett läge, som möjliggör för fler medarbetare att cykla till jobbet. Att det finns bra förbindelser är ofta viktigt ur ett medarbetarperspektiv. Ligger kontoret i ett område, som har liknande verksamheter och vad säger läget om just ditt företag?”

”Är själva kontorsbyggnaden miljöanpassad och utformad för att erbjuda hälsosamma arbetsmiljöer? Att välja lokaler i en miljöcertifierad byggnad innebär ett objektivt kvitto på just det.”

Skapa en smidig flyttprocess

”Se till att övergången mellan det gamla och nya kontoret blir så smidig som möjligt – ha möbler och arbetsytor på plats så att dina medarbetare kan börja arbeta så snabbt som möjligt, flytta kanske under sommaren då många är på semester.”

”En kontorsflytt innebär inte enbart en nystart för själva arbetsplatsen, den kan också ge medarbetarna en nystart. Ta vara på denna känsla och implementera viktiga förändringar i och med flytten. Det är lättare innan rutinerna hunnit sätta sig.”

Ta hjälp av kognitiv ergonomi!

Kognitiv ergonomi – vad är det? Robert Hägg skriver att kognitiv ergonomi fokuserar på den mentala arbetsbelastningen på kontoret och hur man uppfattar och tolkar information för att sedan agera och fatta beslut.

”Börja med att se över de IT-system som används på kontoret. Är de användarvänliga? Har de ett väl fungerande gränssnitt? Det är lätt att känna sig låst vid ett system som inte är flexibelt, anpassningsbart och effektivt. Konstanta avbrott i arbetet har en negativ påverkan på koncentrationen och minnet och minskar i sin tur produktiviteten.”

”Om du har väldigt avancerade IT-system riskerar du att medarbetarna blir överväldigade och stressade. Introducera sådana system på ett bra sätt, gärna med experthjälp, för att lära medarbetarna systemet grundligt.”

”Fyra villkor är särskilt viktiga att uppfylla: Att förstå vad som ska uppnås, hur det ska göras, att det går att påverka processen och att veta var i processen man befinner sig. Annars uppstår stress, uppgivenhet, hjälplöshet och ohälsa på jobbet. Uppfylls de har du lagt grunden för en framgångsrik och motiverande arbetsmiljö på kontoret.”

”Avsätt tid för att fundera hur interaktionen mellan människor och maskiner ser ut – kan man automatisera manuella moment, finns det störande moment?”

Kontorets utformning påverkar antalet konflikter

Christina Bodin-Danielsson är forskare på KTH och en erkänd auktoritet både i Sverige och utomlands på frågor kring kontorets utformning. Hon har bland annat studerat hur konflikter uppstår i olika kontorstyper.

”I en studie med 5229 anställda visades att kombikontoret resulterade i flest konflikter, medan det i kontorslandskap med 25 eller fler personer var lugnt på konfliktfronten. Män har fler konflikter på arbetet än kvinnor, men bägge könen upplevde flest konflikter i kombikontoret, kanske på grund av mängden grupparbeten, som är en situation som i sig bäddar för konflikter.”

”Kvinnor påverkas i högre utsträckning än män när det gäller ljudnivån. De har en större känslighet för detaljer och den sociala arbetsmiljön.”

”Studien lägger fram en hypotes om att vissa kontorstyper stödjer positiva sociala kontakter medan andra påverkar dem negativt. I utformningen av ett kontor är detta viktiga aspekter att fundera över. Hur vill man att medarbetarna arbetar, på egen hand, i grupp? Vill man ha en lugn miljö med många avskärmande ytor eller en med öppna ytor, som stödjer mer samarbeten och spontana möten? Konflikter kommer alltid att förekomma, men genom att noga planera kontorets utformning kan man slippa en stor del av dem.”

Hela studien finns på: https://www.kth.se/forskning/artiklar/kontorets-utformning-paverkar-antalet-konflikter-1.589002

Robert Hägg / Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 6/2016)