Artiklar

Förändrade roller på fastighetsmarknaden DEL 1: Mäklare och fastighetskonsulter

Förändrade roller på fastighetsmarknaden
DEL 1: Mäklare och fastighetskonsulter

De senaste tio åren har inneburit stora förändringar på den svenska marknaden för kommersiella lokaler. Utbudet av lediga vakanser har krympt i storstäderna, vilket har påverkat fastighetsägarnas sätt att marknadsföra sina objekt, vilket numera allt oftare sker i egen regi. Hyresgästerna har enligt mönster från utlandet börjat anlita ombud, tenant representatives, som har till uppgift att förhandla fram bra kontrakt. Sist, men inte minst, har den digitala revolutionen flyttat marknadsfokus till nätet. Lediga Lokaler kommer i tre artiklar att beskriva de förändrade rollerna på arbetsmarknaden ur respektive aktörers perspektiv.

Traditionellt har mäklaren eller hyreskonsulten varit smörjmedlet som sett till att kontakterna mellan fastighetsägaren/hyresvärden och hyresgästen har fungerat så smidigt som möjligt. Men, rollen som den part som exklusivt förmedlar kontakten och förbereder kontraktet har förändrats sedan 2005. Numera skall mäklaren eller fastighetskonsulten ha breda kunskaper om marknaden och många mäklare lägger ner betydligt mer tid på att förbereda affärerna än tidigare. De är också kunnigare i frågor som hyresgästanpassning och eftersom det blivit vanligt att flera mäklare arbetar med samma objekt innebär det att nya samarbetsformer växer fram. Lägg till detta att fastighetsägarna använder sig av Internet för marknadsföringen och därmed i en del fall anser att de inte behöver några mellanhänder – det skapar tryck på mäklarna och konsulterna och drivkrafter att utveckla servicen både mot hyresvärdarna och mot hyresgästerna.

”Vårt arbete styrs i första hand utifrån förändringarna på marknaden. I Stockholm präglas läget av en låg vakansgrad, vilket är en paradox. Vi har haft en längre lågkonjunktur med låga tillväxttal, vilket jag kan konstatera efter samtal med människor och företag. Därför har få nya fastigheter byggts, vilket skapar en bristsituation. De mindre flyttprojekten kommer alltid att finnas – som företagare kan man flytta till billigare lokaler längre ut eller mindre ytor i samma typ av läge. Bakom de allmänna tillväxttalen ligger en ekonomisk anpassning”, säger Lars Ellsäter, VD för företaget FERAX-AKSP AB med mer än 30 års erfarenhet av den kommersiella fastighetsmarknaden. Lars har ett mycket stort nätverk i branschen och har sett marknaden från dess olika aspekter.

”Det råder gynnsamma tider för de företag som satsar på nyproduktion genom att efterfrågan överstiger tillgången för moderna kontor med bra lägen. När jag tidigare arbetade på fastighetsbolag fanns det inte personella resurser för marknadsföring och alla praktiska kontakter med hyresgästerna. Då var det naturligt att anlita mäklare och konsulter. I dag med ett lägre utbud av lokaler och en hög efterfrågan är det ur ett arbetsgivarperspektiv naturligt att man försöker använda egen personal. Men, som jag ser det är det inte en kvantitetsfråga utan en kvalitetsfråga. Mäklaren eller konsulten är en specialist på sitt område och har vana att se uthyrningen från bägge parters perspektiv. Konsultens grundposition är neutral och objektiv. Saknas denna smörjande funktion i säljprocessen uppnår man kanske inte den goda affären, som är lönsam både för fastighetsägaren och för hyresgästen.”

Lars tror att en orsak till förändringen är att fastighetsbolagen tidigare var byggmästarägda och numera är börsnoterade, vilket ökar avkastningskraven, men distanserar ledningen från de konkreta affärerna. ”Vi ser ett nytt samlat ägande från mitten av nittiotalet, vilket på många sätt är bra eftersom perspektiven blir långsiktigare. Vi kommer också att få en enklare anpassning av fastigheterna för hyresgästerna med cykler som kortas från tio år ner till 3-7 år tack vare tekniska lösningar som delbarhet, tillgänglighet till flera trapphus etc.”

Uppdragen förändras

Catia Johansen Sangberg arbetar som mäklare och konsult på Newoffice AB, Sveriges största uthyrningskonsult med fokus på Stockholm och Mälardalen. Hon har mer än tjugo års erfarenhet både från fastighetsägarperspektiv och ur mäklarens synpunkt.

”Mäklaren är alltid konjunkturstyrd och därför måste vi i vår konsultroll vara lyhörda för vart marknaden går. Om vakansgraden är hög är vi populära hos fastighetsägarna – kontaktnätet är vår viktigaste resurs. I dag med få vakanser utför vi också andra typer av uppdrag. Det kan vara hyresgäster som behöver komma ur eller förändra sina avtal, det kan vara bostadsrättsföreningar som inte har de kunskaper som krävs för uthyrning av kommersiella lokaler. Våra kunder måste vara trygga och förlita sig på vår kunskap – kvalitetssäkring har de senaste åren blivit ett viktigt argument för att anlita oss.”

Både Lars och Catia betonar konsultens roll i dag vid lokalanpassningen. Catia säger att fastighetsägaren ofta anser att deras lokaler uppfyller kraven som sådana. ”Vår uppgift är att förklara för hyresgästen att deras önskemål kommer att kosta om de skall genomföras i sin helhet. Vi måste ha kunnandet. Jag brukar fråga vad som är det viktigaste, vad som är drömmen? Vi måste vara öppna mot fastighetsägarna, vilka är kundens skall-krav? Men, det är alltid fyra väggar som styr.”

Lars påpekar att han och hans kollegor måste ha kunskap om de nya aktivitetsbaserade arbetssätten (ABW), som kräver nya former av lokalanpassning.

”Konsulten har ibland lägre kunskap om fastigheten än ägaren, men vi har undersökningsplikt. Det handlar inte bara om en lokal utan om en del av en hel fastighet. Hur passar hyresgästen och det tilltänkta arbetssättet in i sammanhanget? Sådant kräver ryggradskänsla och erfarenhet.”

Ett industriellt byggande leder med tiden till en förenklad ombyggnadsprocess med möjlighet att återanvända och återvinna. Nya tekniska produkter ersätter tidigare lösningar som platsbyggda mellanväggar – NCC är en av föregångarna. Lars säger att fastighetskonsulten kan spara mycket tid och pengar åt bägge parter genom att följa med den tekniska utvecklingen.

Arbeta på längre sikt

FERAX-AKSP har de senaste åren varit involverat i flera komplexa ombyggnadsprojekt, bland annat Sturegatan 15. Lars säger att man som konsult får bredda sig mot fler uppgifter för att ha ett jämnt flöde av uppdrag. ”Det som lockar i att vara konsult är den undersökande rollen, att ha det breda perspektivet och arbeta på lång sikt med att skapa förtroende hos både ledningen och hyresgästen. Vi behöver ha en större insikt i samhällsutvecklingen på sikt, ännu mer inriktning på partnerskap och en aktivare roll mot politiker och organisationer. Många av kunderna bland fastighetsägarna förvaltar vårt gemensamma pensionskapital och det är ett stort ansvar att hantera det.”

Både Catia och Lars betonar att det är viktigt att lära känna hyresgästen. Lars träffar aldrig en kund utan att göra en bakgrundscheck. Catia säger att huvuduppgiften är att mäkla mellan parterna och vara rådgivare. ”En del fastighetsägare har inte den detaljkunskap om olika branscher, om deras krav på läge, standard och hyresgästanpassning, som vi har. När jag får ett uppdrag tar vi reda på så mycket som möjligt om den potentiella kunden, omsättning, bransch, tidigare lokaler, vad som är bra med dem, vad som är dåligt.”

Bägge använder sig mycket av telefonen som arbetsredskap, medan nya, unga mäklare kanske arbetar mer digitalt. ”Telefonen är mitt viktigaste verktyg. När vi får ett mejl följer vi upp direkt med en personlig kontakt per telefon. Människor tycker om att få uppmärksamhet. Filmer och material på Internet ger inte samma bild av kommersiella lokaler som av en lägenhet. Man riskerar att tappa den kontakt som leder till ett möte – den absolut viktigaste länken i kontaktkedjan”, konstaterar Catia och Lars instämmer att den snabbaste processen förutsätter att man lyfter på telefonluren och för dialogen framåt.

Själva flytten har blivit viktigare för konsulten och mäklaren. Den är en del i företagets utveckling, ett åtagande, en kostnad och en möjlighet. ”Man måste göra sin hemläxa. Med hjälp av en kunnig konsult kan man spara pengar, som sedan kan läggas på att utveckla personalen, uppdatera inredningen eller ordna en samlande kick-off. Hyresgästens huvudsyssla är inte att flytta, konsulten hjälper genom att ställa de rätta frågorna. I egenskap av mäklare vet jag vad jag talar om”, säger Catia.

”ABW blir vanligare och då är det skäl att fråga om alla behöver ett eget skrivbord och hur anpassningen från fast och rumsindelat till resursstyrt och öppet skall ske, en jätteprocess. Läser man mejl på tunnelbanan, behöver man arkiv? Ibland rekommenderar vi att ta in en beteendevetare. Vi har tänkt till beträffande funktioner; många fastighetsägare missar de mjuka värdena, som kunden är beredd att betala för.”

Både Catia och Lars har byggt upp ett omfattande kontaktnät av företag som erbjuder olika tjänster i samband med flytt eller anpassning. Mäklaren har alltså ännu tydligare blivit spindeln i nätet.

Hot och möjligheter

Mäklaren och konsulten navigerar i dag i delvis okända vatten. De stora fastighetsägarna har egna policyer. Vissa tillåter alla mäklare att ta upp lediga objekt, men erbjuder exklusivitet vid vissa större projekt, då alla kontakter går via en speciell mäklare.

”Det viktiga är en enhetlig policy, att kunden får samma service och kommunikation oavsett vem som hanterar kontakten. Dialogen skall alltid vara transparent”, säger Catia.

”Om man jobbar med lokaluthyrning måste man förstå att ett byte av lokaler inte är enbart ett byte av ytor. Konsulten undersöker hyresgästens behov i relation till hyresvärdens erbjudande. Om det finns en tenant representative har denna en undersökande roll och en professionell relation till mäklaren”, säger Lars. ”Det finns ingen konflikt mellan dessa parter; konsulten står litet utanför processen och kan anlägga ett större perspektiv med sin breda jämförelsebas.”

Lars konstaterar att de mäklare som inte förändrat sina arbetsmetoder har svårt att växa i omsättning och storlek. ”Det råder ändå en hyfsad stabilitet i vår bransch, vi skall vara dörröppnare med social kompetens. Nyckelfaktorn är att inte kränga lokaler för snabba pengar i engångsaffärer. Vi arbetar nu närmare fastighetsförvaltning och marknadsföring, har till och med gemensamma arbetsmöten.”

Catia håller med. ”Det har blivit allt viktigare att hålla kontakterna med kunden på en rörlig marknad. När hyresgästerna skrivit på kontraktet har de tidigare försvunnit från radarn – dagens mäklare uppvaktar sina kunder under hyrestiden för att känna av läget. Det leder också till att vi får in mycket uppdrag på rekommendationer. Men, vi måste vara ärliga mot oss själva och vår approach. Ibland kan ett uppdrag ta lång tid och kräva mycket bakgrundsarbete – fastighetsägaren kanske tror att en annons på nätet ger snabba resultat. Mäklaren måste vara realistisk och ödmjuk, kan vi leverera, vill vi ha uppdraget? Omvärldsbevakning är viktigt, vad händer inom ekonomi, politik och kultur? Marknaden styrs i dag inte av hyresnivåerna eftersom förhandlingsmånen minskat när vakanserna krymper. Kontakter och kunskap är färskvara och den som inte vårdar dem tar en stor risk.”

Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 6/2016)