Artiklar

Förändrade roller på fastighetsmarknaden DEL 3: Hyresgästerna

Förändrade roller på fastighetsmarknaden
DEL 3: Hyresgästerna

I den avslutande delen av vår artikelserie om de förändrade rollerna på fastighets- och lokalmarknaden belyser vi hyresgästernas synpunkter och erfarenheter av att söka och finna nya lokaler och vilka erfarenheter ett flyttprojekt kan ge. Vi tar också upp den relativt nya funktionen ”Tenant Representative”, som stöder hyresgästerna i både praktiska och strategiska frågor, men i egenskap av en professionell och kunnig motpart också kan bidra till bättre avtal för fastighetsägarnas del.

Fall 1

Crimson, från fotolabb till bildfabrik

Crimson är beteckningen för en klarröd färg, som utvinns ur en liten skalbagge från Medelhavsområdet. Det är också namnet på ett av Nordens ledande fotolaboratorier och bildtryckerier, grundat 1971. Man startade som ett labb för professionella kunder som till exempel de stora dags- och kvällstidningarna. De första lokalerna låg på Pontonjärgatan på Kungsholmen, men företaget växte och behövde i början av nittiotalet nya utrymmen, som man fann på Brännkyrkagatan på Södermalm.

”Under drygt tjugo år hyrde Crimson två våningsplan av en bostadsrättsförening. Under den tiden inföll en viktig brytpunkt i vår bransch. Vi visste tidigt att digitalt foto var framtiden, men kvaliteten och infrastrukturen var usla. Crimson beslöt ändå att gå in för den nya tekniken. Under en period på ett drygt halvår försvann 90 % av vår tidigare inkomstkälla”, berättar Mark Isaacson, VD för Crimson.

”Det var nödvändigt att göra en omfattande analys av verksamheten. Från oss kunde man köpa den dyraste och bästa proffsutrustningen. Vi konstaterade att det fanns en hel del semiproffs, som uppskattade den höga kvaliteten och kunde behålla dem som kunder. För vår kärnverksamhet lade vi in en dator mellan kameran och bilden, gjorde något helt radikalt och gav kunden möjlighet att lagra bilderna på webben – en av Sveriges första bildportaler online. Vår grundare kom på idén att ladda upp och ned bilder digitalt.”

Strategin var djärv men lyckad. Crimson har vuxit från 10-15 000 kunder till 150-200 000 kunder. Genom digitaltekniken får vem som helst tillgång till 27 olika utskriftsmaskiner. Crimson kunde dramatiskt sänka sina kostnader och sina priser när processerna automatiserades och ansvaret förflyttades till kunden.

Från tre lokaler till en

Mark blev VD för Crimson för sex år sedan. Företaget verkade då i tre lokaler, två på Söder och en i Gröndal.

”Verksamheten var ineffektiv och rörig med dålig logistik, dåligt tidsutnyttjande, dålig samhörighet, dålig elförsörjning etc. Huvudverksamheten låg i en källare utan dagsljus och med dålig takhöjd. Det fanns en toalett för 22 personer. Vi försökte hitta lösningar i samma fastighet, men utan att lyckas. Efter en analys kom vi fram till att 94 % av omsättningen var online – vi kunde ta risken att söka lokaler utanför innerstaden utan att förlora så många kunder. Den största risken var att de anställda skulle lämna oss.”

Via nätet hittade man en lokal vid Telefonplan med rätt yta, 2 500 m², men hyresnivån blev totalt för hög. Till slut kontaktade Mark konsulten Lars Ellsäter på Ferax-AKSP, som konstaterade att den typ av lokaler Crimson sökte inte växte på träd.

”Jag upplevde att han visste vad han talade om och att han hade ett bra nätverk. Vi var oerfarna, sårbara och visste inte så mycket om lokalmarknaden och kontrakt. Först fick vi ett förslag på en lokal i Västberga, men lokalerna delades och hyrdes ut separat. Men, redan efter ett par veckor i februari 2015 blev en lokal ledig i Fruängen, där Webbhallen skulle flytta ut sitt lager på 3 000 m² alldeles invid tunnelbanan och E4. Lokalerna såg hemska ut med fula lagerhyllor och kablar som hängde från taket. Lars såg dock potentialen och hyresvärden Corem var tillmötesgående till våra tankar om att rusta upp lagret till industriell standard.”

Resultatet blev ett hyresavtal på 10 år med två års deposition. Corem rensade ut kablar och inredning, målade om och tog upp nya fönster i väggarna och taket. Man byggde ett mörkrum för vissa maskiner med ett robust tak, som kan användas för 500 kvadratmeter arbetsyta i framtiden. Administrationen sitter i en ny kontorsdel en trappa upp.

Trots att Lars jobb var klart i princip hjälpte han Crimson att finna nya hyresgäster till de gamla lokalerna – man slapp på så sätt den dubbla hyran, som man budgeterat.

Simulerade flytten

Inför själva flytten sommaren 2015 tog Mark till okonventionella metoder.

”De nya lokalerna innebar att vi tog steget från ett duktigt digitalt fotolabb till Skandinaviens ledande bildfabrik. Jag lät printa ut alla maskiner som miniatyrmodeller i en 3D-skrivare. Varje avdelningsansvarig fick tillsammans med sina medarbetare lägga upp en layout av sin blivande arbetsyta. Jag tog med alla 27 anställda en och en till de nya lokalerna för att gå genom processen. Våra medarbetare är kreativa individer med spetskompetens på sitt område, förvärvad genom arbete och erfarenhet. Vi ville behålla varenda en trots de längre arbetsresorna, 11 minuter längre från Zinkensdamm. Men, en flytt innebär också en omvärdering av arbetsrutiner och en chans att bli ännu effektivare och bättre.”

I dag är Crimson en professionell bildleverantör som kan arbeta med alla material, på papper, på glas, på kartong, på metall och till exempel på surfbrädor… Kunderna är allt från privatpersoner till muséer och professionella företag.

”Flytten har varit enbart positiv, den ger långsiktighet och kunderna har hittat tillbaka. Vi har egna parkeringsplatser, har ordnat öppet hus och förnyat vår hemsida. Vi kan nu erbjuda avancerade inramningar i stora format, något som mottagits extremt väl. Genom gemensam fika varje dag klockan 15 har samhörigheten mellan avdelningarna ökat. De kunder som inte vill komma ut till oss kan gå till våra ombud i innerstaden. Nu är jag så nöjd att jag aldrig mer vill flytta verksamheten!”

Fall 2

Schréder fick ljus och rymd

Den belgiska koncernen Schréder består av 48 företag med fler än 2 600 anställda runtom i världen. Huvudprodukten är belysningsarmaturer för utomhusmiljöer, till exempel trafikleder, arenor, fasader, parker och torg. Man är mycket nischade på ljustekniken och ett av världens ledande företag inom LED-applikationer. Varje armatur designas och produceras specifikt för kunden – vilken färgton, vilken lins, antal dioder och styrning kunden önskar. Det svenska dotterbolaget Schréder Nordic AB, etablerat för drygt sju år sedan, sitter sedan december 2016 i ett nytt kontor på Råsundavägen i Solna efter en flytt från Kaptensgatan på Östermalm.

”Vårt tidigare Stockholmskontor på 360 m² låg centralt, men hyran var hög och det fanns få parkeringsplatser i kvarteret. Vi hyrde hela ytan, men delade den med 4-5 mindre företag. För halvtannat år sedan valde Schrédergruppen att göra en satsning på Sverige eftersom man upplevde att efterfrågan vuxit. Sedan dess har vi vuxit så det knakar, är nu 6 anställda och räknar med att öka till 8-9 personer på våra svenska kontor under 2017”, berättar Fredrik Mellgren, som arbetar som Sales Support Engineer och ljusdesigner.

Innan sommaren 2016 hade man dragit upp riktlinjerna för flyttprojektet. Det gällde att bli av med det tidigare kontraktet med bostadsrättsföreningen och ta hand om hyresgästerna. Fredriks kollega Peter hade använt sig av företaget New Office på sitt tidigare jobb och man valde att kontakta Rikard Améen, som fick ta itu med lokalfrågan.

”Vi ville komma bort så fort som möjligt och flytta in ett nytt, helt eget kontor, men det var väldigt mycket stiltje under sommaren. Vi fick invänta hösten innan projektet tog fart. Kriterierna var läget – vi ville ligga norrut, Solna, Kista eller motsvarande – att lokalen var lätt att nå med bil och med kollektivtrafik och att det var högt i tak – våra lyktstolpar behöver rymd.”

Till slut fann man det nya kontoret, en f d kakelbutik, i ett hus i norra Haga mittemot konsultföretaget ÅF – en samarbetspartner för Schréder. Lokalen på 140 m² är ljus och fastighetsägaren Mengus hjälpte till att renovera utrymmena med ett nytt konferensrum, ett nytt kök och ny belysning.

”Det var kärlek vid första ögonkastet. Vi trivs jättebra, de stora fönstren gör kontoret trivsamt och vi har plats för allt med utställning i entréplanet och kontorsytor en trappa upp i en öppen mezzaninvåning. Vi ordnade själva allt med flytten via Stockholms Stadsbud och kunde ställa in allt i källarförrådet under övergången, medan vi jobbade hemifrån.”

Rikard på New Office hjälpte Schréder att ge förslag till de tidigare underhyresgästerna och förde samtal med bostadsrättsföreningen. Man annonserade också på hemsidor och med stora skyltar – hela den gamla lokalen hyrdes snabbt ut till en enda hyresgäst. ”Vi gick på rekommendationer och är mycket nöjda både med den hjälp vi fick från New Office och med hyresvärdens bemötande. Allt fungerade jättefint”, konstaterar Fredrik.

Exempel på Tenant Representative

Set Up AB

Tenant Representative är en relativt ny tjänstefunktion på den svenska marknaden. De första Tenant Representatives dök upp i början av 2000-talet. Det var utländska bolag som etablerade sig i de svenska storstäderna och då på samma sätt som i hemlandet tog hjälp av specialiserade konsulter, som hade kunskap om hyresmarknaden, hyresnivåer, lägen, avtal, avgifter och andra frågor, där hyresgästen behövde en professionell motpart till fastighetsägaren och/eller mäklaren.

Set Up AB är ett företag som arbetar som strategisk partner i alla frågor kring förändringar av lokalerna eller andra behov som uppstår under hyreskontraktets giltighetstid. Det handlar om allt från Tenant Representation till projektledning och Change Management, men också om Facility Management, för att optimera de stödtjänster hyresgästen behöver för att kunna driva sin kärnverksamhet på ett effektivt och kraftfullt sätt.

”Den stora förändringen i fastighetsbranschen inom fem år är att fokus för att genomföra projekt har förskjutits. Branschen har gått in för att hjälpa kunden i hela kedjan, design, juridik, projektledning etc. Den låga vakansgraden i storstäderna lyfter bort stora volymer från den gängse marknaden och lokalerna förmedlas i allt fler fall genom direktkontakt. Då krävs mer kunskap från kundens sida och här har en Tenant Representative en viktig roll att fylla”, förklarar Johan Signer, VD och partner på Set Up.

”Det som jag upplever är att vi får fastighetsägarna och kunderna att vilja samma saker. Vi är rådgivare till bägge parter och den traditionella uppdelningen minskar i vikt. Som Tenant Representative måste du ha kunskap om differenser i hyresnivåer – det kan skilja stora pengar mellan närbelägna kvarter. Set-Up kliver in och hjälper med mycket mer än kontraktet och de tekniska lösningarna. Vi kan hitta rätt miljö, förhandla fram rätt prisnivå och något mycket viktigt – skapa effektiva lokaler genom att utnyttja ytorna på ett bra sätt med bra installationer. När vi sitter med i förhandlingarna pratar vi inte kronor per kvadratmeter – vi pratar om vad det är man vill uppnå. Du får sällan i livet exakt vad du önskar. Hyresgästen måste prioritera; vad vill vi ha för att fungera på ett bra sätt, vad är extra bonus och är det värt att betala priset?”

Fastighetsägarnas roll förändras

Johan säger att ägarstrukturen påverkar mer än man tror. ”Vissa ägare är effektiva och dyra, men de ställer upp på förändringar och anpassning, andra är statiska och billigare men du får ta vad som finns. Ägarperspektivet kan vara olika – i innerstaden vill man ha långa hyreskontrakt medan kunden gärna vill ha ett kortare avtal eftersom verksamheten kan förändras snabbt. Om man är 50 i dag kan man vara 100 om ett år – eller tvärtom! Många fastighetsbolag är traditionella, sävliga och inte riskvilliga – man gör inte investeringar eller drar igång projekt, vilket gör att många företags livscykel aldrig blir i fas med utbudet. Stad och kommun måste engagera sig mer och vi behöver nya modeller, tredimensionell fastighetsbildning som i Mall of Scandinavia är en jättebra lösning.”

Set Up hjälper kunden att navigera på en marknad, som delvis är svårgenomtränglig. Projektbolagen säljer i många fall fastigheten innan den är färdigbyggd. Det gäller då att känna marknaden och att se möjligheterna. ”Skillnaden mellan oss och en mäklare, förutom betalningsmodellen, är att mäklaren skall känna fastigheten, medan en Tenant Representative skall känna kundens verksamhet och utgående från den bevaka både andrahandsmarknaden och nya projekt, byggtider, projektens utveckling och möjligheter till kundanpassning. Ett bra exempel är när Set Up agerade som rådgivare i 2016 års största uthyrning, Arbetsförmedlingens kontrakt på 18 000 kvadratmeter nyproducerade ytor i Solna Strand med Humlegården som hyresvärd.”

”Att både förvaltning och teknisk förvaltning av fastigheten i dag ofta sker externt gör att kunden behöver ytterligare stöd. Vi stöder också dem i de fall det krävs en förtida avveckling av ett kontrakt. Men, ur fastighetsägarens synpunkt är det en fördel att vi ser möjligheterna i deras lokaler. Våra tjänster behövs på bägge sidor, ingen har tid eller råd att vänta!”

Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 1/2017)