Artiklar

Kommer någon att köpa kontorsmöbler år 2021?

Kommer någon att köpa kontorsmöbler år 2021?

Våra arbetsplatser förändras i snabb takt – både det klassiska cellkontoret och det öppna kontorslandskapet påverkas. I takt med att nya, ofta aktivitetsbaserade, arbetssätt införs och att digitaliseringen gör det möjligt att arbeta var som helst och när som helst, sker ett närmande mellan Facility Management, arbetsplatsens stödfunktioner och inredningsföretagens verksamhet. Tillsammans vill man skapa en trivsam, effektiv, flexibel, miljömässigt hållbar och ergonomisk arbetsplats. Men, innebär omvälvningen och upplösningen av de etablerade strukturerna att ingen kommer att köpa kontorsmöbler om fem år? Vad säger de ledande kontorsmöbelproducenterna Martela, EFG och Kinnarps?

”Det centrala är att fastställa vad målet är, vilken arbetsmiljö som är den bästa både för ledningen och organisationen och för de enskilda medarbetarna. Tidigare skapade man en arbetsplats för 5–7 år eller till och med för tio år framöver. I dag är kontoret inne i en kontinuerlig utvecklingsprocess, vilket förstås avspeglas i inredningen. Därför måste vi möbelproducenter också tillägna oss ett livscykeltänkande och utveckla tjänster för de nya miljöerna”, förklarar Eerikki Mikkola, Offering Manager på Martela Oyj.

”Sjuttiotalet kommer tillbaka. Om vi jämför med år 2002 ser vi mycket fler hemmaliknande miljöer på arbetsplatsen. Det innebär färre skrivbord och förvaringsmöbler och mindre av industrikaraktär. Våra nyheter Create (hyllsystem) och Mingel (soffor) är skalbara och passar för en kontorsinredning som anpassas efter företagens aktuella behov – man kan börja med en parsoffa och uppgradera till en stor lounge. En intressant iakttagelse är att de unga som kommer från öppna miljöer i skolor och på universitet förväntar sig att arbeta i egna rum när man väl kommer ut i arbetslivet”, säger Niklas Jernström, Team Manager på EFG Kontorsmöbler AB.

”Aktivitetsbaserade arbetssätt har blivit ett gångbart alternativ när IT-strukturen blivit så bra. Det var svårare att skapa flexibla miljöer under tidigt 2000-tal, när tjänstemännen var låsta till fasta datorer och bordstelefoner. Sedan finns det ju olika regionala behov – i Skellefteå passar kanske inte samma lösning som i Stockholm. I vissa företag med stor andel äldre medarbetare anses ett eget rum som en statussymbol och det kan betraktas som en nagel i ögat om man tummar på detta eller tar bort den egna parkeringsplatsen. Men, prata om vad som är värt att bevara av företagets kulturkapital. Vad är en fungerande fysisk lösning, ibland behövs en högre ratio av celler och tysta rum”, konstaterar Tommy Wilén, utbildad naprapat och expert på företagshälsovård. Han föreläser för EFG:s kunder och utbildar säljarna i frågor kring förändringsprojekt.

”Vår syn på framtidens kontor präglas av utvecklingsprocessen fram till den nya arbetsplatsen. Vi har därför utvecklat analyskonceptet Next Office, som är mycket mer än en plan över hur möblerna skall placeras. Analysen avgör vilket arbetssätt och därmed vilken inredning som passar i den aktuella miljön – storstad eller mindre ort, rörligt yrke eller stationärt, unga eller äldre medarbetare? Det finns tre delar i konceptet: Den fysiska med inredning, miljöer, antal skrivbord, förvaringsmöbler, stora eller små mötesrum. Den digitala som ger flexibiliteten. Den mänskliga och också den största dimensionen – varför görs förändringen? Framtiden handlar inte bara om att minska ytor utan hur vi kan jobba effektivt tillsammans”, påpekar Henrik Axell, som är ansvarig för Next Office på den svenska marknaden hos Kinnarps AB.

Arbetssättet styr inredningen – inkluderande design

”På Martela arbetar vi med något som vi kallar 4 C, Concentration, Communication, Collaboration och Chill-Out. På en modern arbetsplats skall alla dessa element finnas. Deras interna relation beror på kartlagda behov och reella fakta. Innan man överger traditionella arbetssätt måste man utreda behovet av förändring ur användarnas synpunkt, gärna i projektform. Numera har man utvecklat användarinformation i realtid – genom att studera hur skrivbord och utrymmen används kan man planera de nya arbetsmiljöerna. Det är ändå inte vettigt att ta för stora steg framåt i en traditionell miljö – kanske hellre små förändringar i önskad riktning”, säger Eerikki.

”Företagens personalstyrka varierar och därmed är kundens behov inte att köpa ett antal färdiga arbetsplatser med stolar, bord och skåp. Vi installerar ett koncept och en tjänst, där vi hjälper till att lyfta fram företagets profil och skapa ett bra första intryck, ett statement om vad man står för, till exempel en häftig receptionsdisk eller en färgsättning som markerar seriositet”, förklarar Niklas.

Tommy inflikar: ”Kunden får full koll på sina behov genom modern teknik som närvaro- och bokningssystem, sensorer för luftfuktighet, närvaro, temperatur etc. Alla kvalitativa data anonymiseras. Då har man underlag för att bestämma totalytan och hur den skall disponeras. Men, börja i god tid, helst 1–2 år innan flytten eller förändringen, bearbeta rädslan hos dem som arbetat 30 år i samma lokaler.”

”På Kinnarps märkte vi tidigt att, oavsett om man arbetar klassiskt eller aktivitetsbaserat så minskar ytan för den traditionella arbetsplatsen, medan det blir större ytor för samarbete och gemensamma miljöer. Vi tror att kontor kommer att vara väldigt viktigt i framtiden. Gårdagens kontor var en plats dit man måste åka för att jobba, men till dagens kontor åker man för att möta kollegor och chefer – men det är kanske inte alla gånger en bra plats att arbeta på. Vår vision är att kontoret skall vara kreativt, effektivt, funktionellt och socialt, en plats där man känner puls och gemenskap, utbyter och sprider information. Vårt erbjudande i Next Office är att genom analys skapa en helhetslösning, där vi studerar hur en arbetsvecka ser ut och sedan tänker genom vilken miljö kunden vill ha, projektrum, bibliotek, lounge etc. En bra inredningslösning innehåller optimal ytanvändning, helhetsergonomi och något som vi kallar inkluderande design. Vad menar vi med det? En sådan design tar hänsyn till personlighet, bakgrund, kön samt yrkesgrupp och låter alla medarbetare vara inkluderade i arbetsplatsens gemenskap”, säger Henrik.

Hybridmöbler, lounge, integrerad akustik

En inredning kan vara mycket mer än att uppfylla basfunktioner som att sitta, ställa från sig och arbeta med laptop eller andra redskap. Möblerna kan signalera att man är en attraktiv arbetsgivare, men de kan också fylla flera olika funktioner.

”Själva möbeln kan vara ett element i företagets interna funktioner. Här är IT-företagen föregångare både med tanke på fysisk miljö och digital teknologi. Hybridarbete kräver hybridlösningar – samma möbel kan användas på flera sätt. Sedan finns det skillnader mellan generationerna – 25-åringarna sitter mer på samma plats eftersom deras arbetsuppgifter är enklare. Då gäller det att den statiska ergonomin är väl utformad”, påpekar Eerikki.

”Den individuella egna arbetsplatsen, där du hade dina foton och ditt förvaringsskåp, är på väg bort. Möblerna skall vara lättstädade eftersom man arbetar med clean desk-principen. Hygienen är viktig och så behövs en ny typ av förvaring för jackor, surfplattor och värdesaker, när alla dokument finns i molnet. Akustiken är central; vi samarbetar med två av de största akustikleverantörerna och ordnar till exempel ett frukostseminarium om akustik i november. Och något som få tänker på är att om en anställd förväntas göra en del av sitt arbete hemma så ligger ansvaret för arbetsmiljön också där på arbetsgivaren!”, säger Niklas.

”Som naprapat blev jag intresserad av aktivitetsbaserade arbetssätt ur ergonomisk synpunkt. I dag skall arbetsplatsen passa för flera olika personer, vilket gör den mer universell. Man kan faktiskt se att komplementbeställningar av hjälpmedel och tillbehör är fler i vanliga kontor än i aktivitetsbaserade. Höj- och sänkbara bord samt rörliga stolar, allt som får personalen att röra på sig är en fördel från ledningens sida. Ett bra kontor är en förlängning av savannen, där det är naturligt att röra på sig. Det säljs knappt längre några 24-timmarsstolar med ultrahög komfort för långa sittpass. ABW genomfört på ett vettigt sätt är ergonomiskt en fördel. Man kan bygga in variation, som ger naturliga rörelser”, konstaterar Tommy.

”Enligt Kinnarps egna undersökningar ligger snittbeläggningen på ett kontor kring 45 %. I ett traditionellt kontorslandskap är det brist på lugna mötesplatser, i ett cellkontor saknas gemensamma utrymmen. Vi arbetar väldigt mycket med akustik – våra egna designers är mycket kompetenta. Det finns fördelar med mer mobila kontor eftersom man kan arbeta med textilier som gardiner, mattor, draperier etc. Arbetsmiljön kan delas upp i olika fokusområden enligt arbetsuppgifter, till exempel för koncentration eller projektarbete med diskussioner. Om alla har en personlig arbetsplats i ett öppet kontor blir många ytor semifokusytor, där man störs av telefonsamtal eller andra aktiviteter. Många tror dock sig behöva ett högre fokus än de verkligen behöver”, förklarar Henrik.

Cirkulationsekonomi och outlets

”I dag är miljökraven högre och allt är transparent. Det är en icke-fråga om produkterna är miljöanpassade. Återbruk av möbler är något stort och funktionellt bra; vi ser mer och mer av cirkulär ekonomi. Det som vi byggt upp under tiotals år är värt att ta vara på”, säger Niklas.

”Jag håller med, den cirkulära ekonomins principer är viktiga för Martela. De möbler som inte används i den nya lösningen går till vår outlet, där vi reparerar det som behövs. Vi vill minimera svinnet under livscykeln. Kundens organisation tjänar på att möblerna återanvänds, god design, genomtänkt ergonomi och en bra stomme gör att de får ett andra liv. Visuellt kan återbruk av möblerna leda till en behagligare miljö när gammalt blandas med nytt”, förklarar Eerikki.

”Kinnarps vill komma bort från slit och släng. Möblerna håller länge och genom att klä om stoppmöbler, byta skivor på skrivborden, lackera om och komplettera med ny teknik kan man kompensera att inredningens livscykel generellt blir kortare. Appar kopplade till skriv- och mötesbord indikerar rörelser i kontoret – ledningen på de flesta arbetsplatser uppskattar när personalen rör på sig”, anser Henrik.

Och, kommer man att sälja kontorsmöbler 2021?

”Ja, det kommer att säljas möbler i framtiden eftersom de är en betydelsefull del av arbetsmiljön. Men, vår verksamhet förskjuts från att leverera möbler till att vi tillhandahåller en lösning som är kundanpassad och som bygger på vår analys av hur olika utrymmen och inredningselement används under en längre tid. Vårt motto är ”Workplace as a Service”. Martela hjälper kunden i förändringsprocessen, som kräver ett målmedvetet ledarskap, särskilt inom den offentliga sektorn. Möblerna är ett serviceelement som ingår i en medveten arbetsmiljöstrategi och värdemodell. Det kan finnas flera olika prissättningsmallar; en hybridmodell är en grunduppsättning möbler kopplat till en kontinuerlig utveckling av arbetsplatsen. Vi ser att man kan både hyra och köpa sina möbler. Collaboration, co-working och spontana arbetsformer ökar fram till 2021 och då måste kontoret kunna härbärgera dessa. Inredningsarkitekterna använder sig av vår grundanalys och databank för att genomföra förändringar. Martela blir en central partner som ingår i en involverande arbetsmodell. Personalens välbefinnande skall stå i centrum – vi har myntat uttrycket ”Thank God, It’s Monday!” för att lyfta fram att det kan vara kul att gå till jobbet om arbetsmiljön är väl utformad och genomtänkt”, avslutar Eerikki.

”EFG har förverkligat ett ’lyxkontor’ för oss själva, där vi kan experimentera med lösningar för aktivitetsbaserade och andra moderna arbetssätt. ABW är lättare att genomföra ju färre man är”, säger Tommy.

”Vi ser allt mer leasing på marknaden. Ingen äger ju längre sina kaffemaskiner eller skrivare, varför då äga möbler i ett snabbt föränderligt kontor?” frågar sig Niklas.

”Ja, det finns rum för nytänkande. Vem blir den första möbel-Uber i Sverige?”, inflikar Tommy.

”Kinnarps tror på att sälja möbler också 2021, men fördelningen mellan de olika produktgrupperna förändras. Skrivborden blir mindre och färre, förvaringsenheterna minskar rejält och speciella miljömöbler ökar, t ex för att skapa loungekänsla. Next Office är ett väldigt bra verktyg att arbeta med och förankra förändringar i kontoret”, förklarar Henrik.

Tage Erikson

(Publicerad i Lediga Lokaler 7/2017)